Hướng dẫn xóa dữ liệu trùng trong Excel đơn giản

Khi bạn làm việc trên trang tính, bạn sẽ cần lọc dữ liệu trong Excel, đặc biệt là khi bạn làm việc với các bảng như báo cáo tổng hợp. Làm thế nào để tìm và loại bỏ tất cả các giá trị giống nhau? Giaiphapexcel sẽ giới thiệu các phương pháp xóa dữ liệu trùng trong Excel nhanh chóng và hiệu quả nhất trong bài viết ngày hôm nay.

Xóa dữ liệu trùng trong Excel bằng chức năng Remove Duplicates

Chức năng Remove Duplicates của Excel là phương pháp đơn giản và phổ biến nhất để xóa dữ liệu trùng. Hãy cùng tìm hiểu về chức năng này và các bước cơ bản để lọc dữ liệu trong Excel.

Về chức năng Remove Duplicates trong Excel

Microsoft đã tạo ra một chức năng giúp người dùng lọc dữ liệu trong Excel ngay trên giao diện trang tính mà không cần thao tác phức tạp. Chức năng này giúp người dùng tránh khỏi việc lặp dữ liệu trên bảng tính. Chức năng này được gọi là Remove Duplicates. Chức năng Remove Duplicates, như tên gọi của nó, có thể tự động xóa dữ liệu trùng trong Excel mà không cần người dùng phải làm điều đó thủ công.

Khi chức năng Remove Duplicates được sử dụng, hãy nhớ rằng sau quá trình lọc, mọi dữ liệu sẽ bị loại bỏ hoàn toàn khỏi trang tính. Do đó, hãy chắc chắn rằng thông tin trên bảng tính của bạn đã được kiểm tra kỹ lưỡng. Một lời khuyên nhỏ trong trường hợp này là sao chép phần dữ liệu ban đầu sang một trang tính khác để đảm bảo rằng bất kỳ thông tin quan trọng nào đều không bị xóa.

Vì định dạng của các bản báo cáo có thể trở nên rối mắt và khó phát hiện thông tin thừa, nên chúng ta phải đặc biệt chú ý đến các thao tác xóa dữ liệu trùng trong Excel. Do đó, hãy xem xét kỹ năng phân tích số liệu trong báo cáo Excel sau đây.

Sử dụng chức năng Remove Duplicates xóa dữ liệu trùng trong Excel

Để xóa dữ liệu trùng trong Excel bằng chức năng Remove Duplicates, các bạn hãy thực hiện các bước sau đây:

• Bước 1: Chọn toàn bộ vùng dữ liệu cần lọc trên trang tính. Nếu bạn cần áp dụng bộ lọc dữ liệu trong Excel cho toàn bộ trang tính, hãy nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl+A.
• Bước 2: Vào tab Data > nhóm Data Tools > Remove Duplicates.

• Bước 3: Hộp thoại Remove Duplicates hiện lên. Bạn chọn cột chứa các dữ liệu trùng cần loại bỏ. Nếu bảng tính của bạn có các dòng tiêu đề thì hãy tích chọn ô My data has headers.
• Bước 4: Nhấn OK để đóng hộp thoại. Bạn sẽ nhận được thông báo từ Excel về số lần lặp dữ liệu đã được loại bỏ và số dòng dữ liệu duy nhất còn lại trong bảng tính.

Xóa dữ liệu trùng trong Excel bằng chức năng Sort & Filter

Về chức năng Sort & Filter xóa dữ liệu trùng trong Excel

Chức năng Sort & Filter được thiết kế để giúp người dùng lọc dữ liệu trong Excel một cách nhanh chóng và hiệu quả. Khi bạn sử dụng chức năng này, chỉ những mục bạn đã chọn mới được hiển thị trên giao diện trang tính. Điều này nghĩa là toàn bộ các mục còn lại sẽ được ẩn tạm thời.

Với chức năng Sort & Filter, bạn có thể lọc dữ liệu trong Excel bằng giá trị, định dạng hoặc các điều kiện tự xác định. Sau khi áp dụng bộ lọc cho dữ liệu của mình, bạn vẫn có thể sao chép, chỉnh sửa, tạo các đồ thị, biểu đồ Excel hoặc thiết lập chế độ in ấn với những dữ liệu được hiển thị mà không cần phải sắp xếp lại toàn bộ danh sách.

Sử dụng chức năng Sort & Filter xóa dữ liệu trùng trong Excel

Sử dụng chức năng Copy, chúng ta sẽ xóa dữ liệu trùng trong Excel bằng cách sao chép các phần dữ liệu không bị trùng lặp sang một vị trí khác. Các bạn hãy thực hiện các bước sau đây:

• Bước 1: Chọn toàn bộ vùng dữ liệu cần lọc trên trang tính. Nếu bạn cần áp dụng bộ lọc dữ liệu trong Excel cho toàn bộ trang tính, hãy nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl+A.
• Bước 2: Vào tab Data > nhóm Sort & Filter > Advanced.
• Bước 3: Hộp thoại Advanced Filter hiện lên. Bạn thiết lập các thông tin như dưới đây.
• Bước 4: Nhấn OK để đóng hộp thoại. Toàn bộ dữ liệu không trùng lặp sẽ được copy sang một vị trí khác.

Xóa dữ liệu trùng trong Excel bằng công thức

Về các công thức xóa dữ liệu trùng trong Excel

Để xóa dữ liệu trùng trong Excel, chúng ta sẽ kết hợp 2 hàm dưới đây:

1. Hàm COUNTIFS

• Công thức: =COUNTIFS(criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2],…)
• Công dụng: Đếm tổng số giá trị trong phạm vi khớp với tất cả các tiêu chí cho trước.

2. Hàm IF

• Công thức: =IF(Logic_test, value_if_true, value_if_false)
• Công dụng: Trả về một giá trị nếu điều kiện chỉ định trong hàm đúng và trả về giá trị khác nếu điều kiện chỉ định trong hàm sai.

Sử dụng công thức hàm xóa dữ liệu trùng trong Excel

Với hàm COUNTIFS và hàm IF, chúng ta sẽ tạo một công thức kiểm tra liệu dữ liệu có lặp hay không bằng cách đếm số lần xuất hiện dữ liệu. Nếu kết quá công thức trả về là 1 nghĩa là dữ liệu là duy nhất. Ngược lại, nếu kết quả trả về lớn hơn 1 nghĩa là dữ liệu đã lặp lại. Lúc này, chúng ta sẽ phải xóa dữ liệu trùng trong Excel.

Khi sử dụng công thức hàm này, chúng ta cần phân biệt rõ ràng 2 trường hợp sau:

1. Công thức để kiểm tra dữ liệu lặp không bao gồm lần đầu tiên dữ liệu xuất hiện:

=IF(COUNTIFS($A$2:$A2, $A2, $B$2:$B2, $B2, $C$2:$C2, $C2)>1, “Duplicate row”, “Unique”)

2. Công thức để kiểm tra dữ liệu lặp có bao gồm lần đầu tiên dữ liệu xuất hiện:

=IF(COUNTIFS($A$2:$A$10, $A2, $B$2:$B$10, $B2, $C$2:$C$10, $C2)>1, “Duplicate row”, “Unique”)

Sau khi sử dụng công thức hàm để xác định các dòng dữ liệu lặp, chúng ta sẽ nhờ đến sự trợ giúp của chức năng Filter để lọc dữ liệu trong Excel.

• Bước 1: Chọn toàn bộ dữ liệu bao gồm cột kết quả của công thức hàm.
• Bước 2: Vào tab Data > nhóm Sort & Filter > Filter.
• Bước 3: Tích chọn mục Duplicate row rồi nhấn OK.
• Bước 4: Chọn tất cả các dòng đã lọc, nhấn chuột phải và chọn Delete Row.

Như vậy, chúng ta đã tìm hiểu ba phương pháp xóa dữ liệu trùng trong Excel. Các bạn có thể áp dụng một trong ba cách này để đảm bảo file dữ liệu của mình không còn dữ liệu thừa.

Chúc các bạn thành công!