Đối soát không chỉ là tìm những dòng giống nhau. Quy trình cần chỉ ra giao dịch khớp hoàn toàn, khớp theo dung sai, chỉ có ở nguồn A, chỉ có ở nguồn B và trường hợp một khóa xuất hiện nhiều lần.
Chuẩn hóa trước khi so sánh
Hai nguồn phải được đưa về cùng kiểu dữ liệu, cùng quy ước dấu số tiền và cùng múi ngày. Chuỗi mô tả cần được làm sạch khoảng trắng, nhưng không nên xóa quá nhiều ký tự nếu chúng giúp phân biệt giao dịch.
Khóa đối soát có thể gồm số chứng từ, ngày và số tiền. Nếu không có khóa duy nhất, hãy thêm chỉ số thứ tự trong từng nhóm trùng để tránh phép nối nhiều-nhiều tạo ra số dòng không đúng.
Phân loại kết quả rõ ràng
Dùng Merge Queries để tạo các tập khớp và không khớp. Cột trạng thái nên diễn đạt hành động như Cần kiểm tra ngày, Chênh số tiền hoặc Thiếu ở nguồn ngân hàng, thay vì chỉ ghi đúng hoặc sai.
Giữ cột tên file, số dòng nguồn và thời điểm làm mới. Khi có tranh luận về kết quả, người phụ trách có thể nhanh chóng truy về dữ liệu gốc mà không phải chạy lại toàn bộ quy trình.
