Những tên như BaoCaoMoi, BaoCaoMoiNhat hoặc Final2 không cho người nhận biết kỳ dữ liệu và trạng thái phê duyệt. Quy tắc đặt tên tốt cần ngắn, sắp xếp đúng theo thời gian và không phụ thuộc vào trí nhớ của một cá nhân.
Cấu trúc tên file đề xuất
Có thể dùng mẫu LoaiBaoCao_DonVi_YYYYMM_TrangThai. Ngày theo thứ tự năm-tháng giúp file tự sắp xếp. Trạng thái chỉ nên chọn từ danh sách thống nhất như DangXuLy, ChoDuyet và DaChot.
Không đưa toàn bộ lịch sử chỉnh sửa vào tên file. Số phiên bản chỉ tăng ở mốc cần gửi rà soát. Các thay đổi nhỏ trong ngày nên được quản lý bằng lịch sử trên nền tảng lưu trữ hoặc nhật ký bên trong file.
Tách thư mục làm việc và phát hành
Thư mục làm việc chứa bản đang xử lý và chỉ nhóm phụ trách được sửa. Thư mục phát hành chỉ chứa bản đã chốt, có quyền đọc phù hợp. Khi phát hành bản mới, chuyển bản cũ sang kho lưu thay vì xóa.
Ghi quy ước này ở trang hướng dẫn của file và trong tài liệu nhóm. Một nguyên tắc đơn giản nhưng áp dụng đồng nhất sẽ giảm đáng kể thời gian tìm kiếm và rủi ro gửi nhầm số.